Документация проекта: что это такое и как ею управлять?

2.12.2022 Разное

Каждая отдельная инициатива сопряжена со своей собственной бумажной работой. Да, то же самое относится к любому новому проекту, который вы решите начать.

Запись всего или документирование каждого этапа жизненного цикла вашего проекта дает много преимуществ и, по сути, является жизненно важной частью управления проектом. Без надлежащей документации выполнение проекта станет трудным и практически невозможным для достижения успеха. Это снизит производительность и нарушит согласованность вашей команды.

И хотя это может показаться монотонным и утомительным, хорошо написанная проектная документация — это то, что может определить успех или провал вашего проекта. Узнать подробнее о составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию утвержденным в пп 87, вы можете на сайте Органа по сертификации ООО «ПРОММАШ ТЕСТ».

Итак, давайте попробуем разобраться, что такое проектная документация, почему она важна и как именно ее создать для вашего проекта.

Что такое проектная документация?

Проектная документация относится к процессу записи и сбора основных деталей и информации, связанных с проектом, и их хранения в наборе документов.

Проще говоря, он включает в себя набор официально письменных документов, содержащих важную информацию о проекте. Сюда могут входить различные типы документов, такие как планы проекта, предложения по проекту, отчеты о состоянии проекта, протоколы собраний команды проекта и многое другое.

Документация проекта предоставляет вам множество информации, которую вы можете использовать для:

Хранение данных о деятельности, связанной с проектом
Сравнение ожиданий и стандартов, установленных в начале
Оценка общей производительности
Установка стандартов для будущих проектов

Кто составляет проектную документацию? Обычно этим занимаются менеджеры проектов или специалисты по управлению проектами и их проектная группа. Но иногда они обращаются за помощью к другим сторонам, таким как заинтересованные стороны, отдел кадров, заинтересованные стороны в процессе документации и т. д. Но, в конечном счете, последнее слово остается за менеджерами проекта.

Виды документов, входящих в проектную документацию:

1. Проектное предложение

Проектное предложение — это письменный документ, в котором излагается вся информация, которую заинтересованная сторона должна знать о проекте. Он направлен на то, чтобы продать идею проекта заинтересованным сторонам, чтобы они поддержали предложенную инициативу.

Обычно он содержит описание предлагаемого проекта, его цель, цели и задачи, сроки, бюджет и шаги, которые будут предприняты для его завершения.

2. Устав проекта

Устав проекта – это документ, который официально разрешает проект. Формально он дает руководителю проекта право планировать и выполнять проект и выступает в качестве источника информации на будущее.

Обычно в нем указываются цели проекта , внутренние и внешние заинтересованные стороны, ресурсы, бюджет, предлагаемые сроки, ограничения и многое другое.

3. Схема проекта

План проекта — это документ, который содержит краткое описание проекта, его цели и задачи, график, потенциальные риски и проблемы, необходимые элементы и все другие важные детали проекта в небольшом формате.

Он обеспечивает обзор проекта с одного взгляда и гарантирует, что команда и менеджеры находятся на одной странице.

4. Резюме проекта

Резюме проекта — это документ, который дает краткий и исчерпывающий обзор всего проекта. Обычно он содержит цели проекта, справочную информацию, требования, проблемы, анализ и заключение. Как правило, это первый элемент, написанный в предложении по проекту.

5. График проекта

График проекта — это документ, в котором излагается расписание для организации задач, ресурсов и сроков выполнения в последовательном порядке, чтобы команда знала, какую работу необходимо выполнить и когда ее нужно выполнить.

Этот документ определяет временные рамки для всего проекта и упрощает отслеживание просроченных задач, пропущенных сроков и контрольных точек.

6. Бюджет проекта

Бюджетный документ проекта включает в себя все затраты, необходимые для завершения проекта в течение определенного периода времени. Это позволяет отслеживать все затраты по проекту и помогает определить, каковы будут затраты проекта на каждом этапе.

Обычно бюджет проекта включает все затраты по проекту, такие как затраты на оплату труда, эксплуатационные расходы, затраты на закупку ресурсов и материалов и т. д.

7. Отчет о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта — это документ, в котором обобщается общий прогресс проекта в течение определенного периода времени, а затем он сравнивается с планом проекта. Этот документ помогает сообщать и информировать заинтересованных лиц о ходе проекта, достижениях, проблемах, рисках и следующих шагах.